국가연구개발사업은 연구개발비를 크게 직접비와 간접비로 구분하고 있습니다. 각 비용에 대한 정의는 「국가연구개발혁신법」 제13조(연구개발비의 지급 및 사용 등)에 명시되어 있으며, 사용용도는 대통령령(국가연구개발혁신법 시행령 별표 2의 연구개발비 사용용도)에서 구체적으로 정하고 있습니다.
직접비는 “연구개발기관이 연구개발과제를 수행하는 데 소요되는 비용으로서 개별 연구개발과제로부터 직접 산출할 수 있는 비용”으로 정의합니다. 이를 조금 다르게 설명하면 개별 연구개발과제를 수행하기 위해서 집행하였음이 명확하게 드러나는 비용을 의미합니다.
예를 들어 하나의 공장에서 연필과 볼펜의 두 가지 상품을 만든다고 가정할 때, 흑연이나 나무를 구입하는 비용은 연필을 만들기 위한 비용이고, 잉크와 플라스틱을 구입하는 비용은 볼펜을 만들기 위한 비용으로 명확하게 구분할 수 있습니다. 흑연 가공, 나무 가공 장비의 구입 및 운영, 유지와 그를 가동하는 근로자의 임금 역시 명확하게 연필 생산을 위한 비용으로 나눌 수 있고요. 연필 판매를 위한 광고비용까지도 굳이 구분하자면 나누는 것이 가능할 것입니다. 이러한 비용을 직접비로 볼 수 있습니다.
반면 연필과 볼펜 생산 기기가 놓인 공장의 임차료, 공장의 모든 비용을 집행하기 위한 회계부서, 인사부서 등 지원부서에서 근무하는 근로자의 인건비, 개별 상품이 아닌 브랜드 마케팅을 위한 비용 등은 해당 제품의 생산에 분명 영향을 주는 요소이나 그 비용들이 연필을 위한 비용인지 볼펜을 위한 비용인지를 구분하는 것이 불가능합니다. 이와 같이 분명 비용이 투입되는 것은 확실하지만, 그 비용이 해당 제품과 직접적으로 연관이 있는지를 산출할 수 없는 비용을 간접비라고 합니다.
연구개발사업의 직접비는 「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」 제5조(직접비와 간접비의 사용용도)에서 용처를 명시하고 있습니다. 인건비, 학생인건비, 연구시설ㆍ장비비, 연구재료비, 연구활동비, 연구수당, 보안수당, 위탁연구개발비, 국제공동연구개발비, 연구개발부담비가 그것입니다.
참고로 2010년 초반까지 공동관리규정에서는 비목명 및 정의의 차이점은 있지만, 인건비와 학생인건비를 “인건비” 항목으로, 나머지는 “직접비”로 정의하고 있었습니다. 하지만 2010년대 중반부터 두 비목을 직접비로 통합하였습니다. 별 것 아닌 변화인 것 같지만, 꽤 큰 변화입니다. 왜냐하면 통합에 따라 비목 내 항목들 간의 연구비 변경이 보다 편리해졌기 때문입니다.
이야기가 약간 샜는데, 직접비 항목별 사용 용도를 간단하게 살펴보면 다음과 같습니다. 항목 옆의 조 번호는 「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」의 관련 조문 번호입니다. 워낙 내용과 사례가 방대하다 보니 간단한 설명만 몇 줄 추가하였습니다.
ㅇ인건비(제5조) : 참여연구원 및 연구지원인력의 인건비
- 연구지원인력은 비영리법인에 한하며, 해당 인력이 연구부서에 소속되어 있어야 합니다
- 4대 보험의 개인부담금을 포함한 해당자에게 지급되는 인건비뿐만 아니라 4대 보험의 기관부담금, 퇴직급여충당금을 포함합니다.
ㅇ학생인건비(제6조) : 학생연구자의 인건비
- 당연한 말이지만, 해당 과제에 참여자로 등록되어 있어야 합니다(학생인건비 통합관리기관은 별도).
- 근로계약을 체결한 경우 4대 보험의 개인부담금과 기관부담금, 퇴직급여충당금을 포함할 수 있습니다. 이는 근로계약을 체결한 경우에만 해당 비용이 의무적으로 발생하게 되기 때문입니다.
- 분명 대학생 또는 대학원생이지만, 해당 인력이 모두 학생인건비 지급 대상으로 인정받는 것은 아닙니다. 대부분의 학생이 해당되는 요건이기는 하지만 아닌 경우도 존재하니 지급 전 관련 조문의 지급대상 정의에 해당 학생이 부합하는지를 살펴보아야 합니다.
ㅇ연구시설ㆍ장비비(제8조) : 연구시설ㆍ장비 구입ㆍ설치비, 연구시설ㆍ장비 임차비, 연구시설ㆍ장비 운영ㆍ유지비, 연구인프라 조성비
- 항목의 설명을 보면 오해가 있을 수 있어 첨언하지만, 해당 연구개발과제와 직접 연관성이 있어야만 합니다. 분명 연구장비임이 분명하더라도 과제와의 연관성이 없다면 정상적인 연구비 집행으로 인정받을 수 없습니다.
- 불인정(연구개발비 정산 시 적합한 비용 집행으로 인정받지 못하는 경우)이 잘 발생하는 항목은 아니지만, 한 번 발생했을 때의 비용이 큰 편인 항목이므로 주의가 필요합니다.
- 과제와 연관성이 있더라도 도입 계획 수립, 구매, 도입 절차 및 시기 관련 규정을 어겼을 경우 불인정이 발생할 수 있으므로 제반 규정의 숙지가 필요합니다.
ㅇ연구재료비(제9조) : 연구재료 구입비, 연구개발과제 관리비, 연구재료 제작비
- 과제와의 연관성만 증명된다면 큰 이슈가 발생하기 힘든 항목입니다.
- 다만 연구재료 제작비로 시험제품 또는 시험설비를 제작할 때 해당 제품이 시작품이 아니라 장비+장비의 형태로 판단되어 불인정이 발생할 수도 있습니다.
ㅇ연구활동비(제10조) : 지식재산 창출 활동비, 외부 전문기술 활용비, 회의비, 출장비, 소프트웨어 활용비, 클라우드컴퓨팅서비스 활용비, 연구실운영비, 연구인력 지원비, 종합사업관리비, 그 밖의 비용
- 정산 시 불인정이 발생하기 제일 쉬운 항목입니다. 온갖 연구개발 관련 비용이 다 들어있는 항목이라서이기도 하지만, 실제 부당집행이 제일 많이 발생하는 항목이기도 하기 때문입니다.
- 소속되어 있는 연구개발기관에서 혁신법과 별도로 정해 둔 기관의 자체 규정이 존재하는 경우가 많습니다. 이 경우 법적으로는 집행이 허용되어도 기관 규정 상 불허하기 때문에 집행 시에 유의가 필요합니다.
ㅇ연구수당(제11조) : 연구책임자 및 참여연구자에게 지급하는 장려금
- 흔히 인센티브로 부르는 항목으로, 참여연구자에는 학생연구자가 포함됩니다.
- 연구 참여 인력들이 과제 목표 달성에 기여한 정도를 분배 기준에 포함(기여도 평가)하여야 합니다. 단순히 인건비 또는 인건비계상률 기준으로 일괄 배분하면 불인정이 발생할 수 있습니다. 단 기여도 평가 지표 중의 하나로 인건비 관련 항목을 사용할 수는 있습니다.
ㅇ보안수당(제11조의2) : 보안과제의 연구책임자 및 참여연구자에게 지급하는 장려금
- 상기 연구수당 항목과 거의 동일합니다.
ㅇ위탁연구개발비(제12조) : 위탁연구개발기관에 지급하는 비용(연구비)
- 주관연구개발기관이 연구개발과제의 일부를 위탁함에 따라 발생하는 비용으로, 원칙적으로 직접비에서 위탁연구개발비, 국제공동연구개발비 및 연구개발부담비를 제외한 금액의 40퍼센트를 초과하여서는 안 됩니다.
- 위탁연구개발을 수행하는 위탁연구개발기관은 연구개발사업에 참여하는 기관(주관연구기관 또는 공동연구기관)과는 구분됩니다.
ㅇ국제공동연구개발비(제13조) : 외국 기관 또는 외국인과 공동으로 연구를 수행하는 경우 지급하는 비용
- 제일 예외사항이 많이 발생하는 항목 중의 하나인 국제공동연구개발비입니다. 외국에 지급하는 연구비로 이해하시면 됩니다.
- 외국 소재의 기관 또는 외국인은 원칙적으로 국가연구개발혁신법상 주관 또는 공동연구기관으로 인정받지 못하지만, 과제 공고 시 예외가 많으므로 확인이 필요합니다.
- 과제 종료 후 정산을 위한 자료를 외국 기관에 요구할 때, 필요한 서류가 제 때 오지 않는 경우가 많습니다. 연구 추진 이전에 관련 사항을 명확하게(되도록 문서로) 협의하여 두면 향후 정산 진행 시 얼굴을 붉힐 일이 적어집니다.
ㅇ연구개발부담비(제14조) : 기본사업에서 연구개발비를 부담 또는 지급
- 출연연구기관, 출연연구원 및 특정연구기관에서 연구개발비를 해당 기관의 기본사업에서 부담 또는 지급할 수 있도록 만든 항목입니다.
- 거의 기관 차원에서 편성 및 집행을 결정하는 항목으로, 일반 연구자가 활용할 일이 없는 항목으로 보아도 무방합니다.
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